En genomtänkt kontorsanpassning handlar om att utforma lokalerna med fokus på de anställdas behov av arbetsro, samarbete och säkerhet. Det innebär oftast en balanserad mix av öppna ytor för samverkan, avskilda rum för koncentrerat arbete samt välplanerade utrymmen för pauser och möten. Välj möbler och material som är ergonomiska och miljövänliga, se till att ventilation och akustik är optimerade, och använd gärna glasväggar för att skapa en luftig atmosfär utan att kompromissa med avskildheten. Följ med oss nedan där vi tar en mer utförlig titt på just detta.
Vad menas egentligen med kontorsanpassning?
I grund och botten är kontorsanpassning ett samlingsbegrepp för alla de åtgärder och ombyggnationer som syftar till att anpassa en arbetsplats efter specifika behov. Det kan handla om mindre justeringar, som att byta ut skrivbordsstolar för bättre ergonomi eller att förbättra belysningen, men det kan också innebära omfattande ombyggnader där väggar rivs eller flyttas för att skapa nya rum. Kontorsanpassning utgår ofta från tre huvudområden: fysisk miljö (lokalens struktur, inredning och tekniska installationer), organisatoriska aspekter (arbete i öppet landskap kontra cellkontor) samt psykosociala faktorer (anpassning för att gynna arbetsglädje, kommunikation och välmående).
Företag här i Sverige som genomför kontorsanpassningar måste ofta förhålla sig till riktlinjer från bland annat Arbetsmiljöverket och Boverket, vilka reglerar arbetsmiljöns tekniska och juridiska aspekter, inklusive säkerhetsfrågor, tillgänglighet och brandskydd. Dessa regler syftar inte bara till att skydda de anställda från olyckor, utan också till att främja en hälsosam arbetsplats där utformningen av lokalerna bidrar till effektivitet och trivsel.
Olika typer av anpassningar
Det finns många sätt att utforma ett kontor utifrån verksamhetens särskilda behov. Nedan följer några exempel:
Öppna kontorslandskap
För organisationer med högt fokus på kommunikation och samarbete. Här kan man använda strategiskt placerade möbelgrupper, ljudabsorbenter samt eventuellt flexibla glasväggar för att dämpa buller och visuellt avgränsa vissa ytor.
Cellkontor
Namnet drar nästan paralleller med fängelsecell vilket inte är alltför svårt att förstå. Dessa passar ofta verksamheter med stränga sekretesskrav eller där medarbetarna behöver mycket koncentration och ostörd tid. Man fokuserar på individuella arbetsrum eller mindre kontorsenheter.
Aktivitetsbaserade kontor (ABW)
Ett nyare koncept som bygger på att medarbetarna väljer arbetsyta efter dagens uppgift. Det kan finnas kreativa rum för brainstorming, tysta zoner för fokuserat arbete och mötesrum i olika storlekar.
Hybridlösningar
En blandning av öppna ytor, cellkontor och aktivitetsbaserade delar. Ofta används glasväggar för att ge en känsla av öppenhet, samtidigt som man bevarar en viss ljudisolering.
I praktiken kombineras dessa olika typer utifrån den specifika verksamhetens behov, tekniska förutsättningar och gällande regelverk. Oavsett vilken lösning man väljer, är kontorsanpassning en fortlöpande process där man utvärderar verksamhetens förändrade förutsättningar och justerar efter hand.
Hur kontorslokaler bör utformas enligt gällande lagar
Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter ska arbetsmiljön vara säker och främja hälsa. Detta betyder exempelvis att det bör finnas god ventilation, tillräcklig belysning och tillgång till friska utrymmen för paus och vila. Ur brandsäkerhetssynpunkt ställs krav på säkra utrymningsvägar och korrekt brandklassade väggar och dörrar. Boverkets byggregler anger dessutom krav på bland annat tillgänglighet (som exempelvis bredd på dörrar och korridorer för rullstolsanpassning) och energianvändning.
För att säkerställa rätt ljudnivå måste man ta hänsyn till akustik och bullerreducering. Det kan innebära att installera ljudabsorberande skärmar, takplattor och mattor, eller att skapa ljuddämpade mötesrum med glasväggar i laminerat eller härdat glas. Även temperaturreglering (värme, kyla och ventilation) bör följa gällande normer för att tillgodose en behaglig arbetsmiljö. Slutligen är ergonomi centralt i de flesta branscher, oavsett om det handlar om tunga lyft inom industri eller skonsamma arbetsställningar på kontor – alla ska kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett hälsosamt och effektivt sätt.
Fördelar med glasväggar vid kontorsanpassning
Glasväggar fyller en viktig funktion i modern kontorsanpassning, då de kombinerar öppenhet med avskildhet. Öppenheten ligger i det visuella – man kan se igenom väggarna och därigenom bevara känslan av gemenskap och transparens. Samtidigt skapar glasväggarna avskildhet genom att dämpa ljud och avgränsa arbetsgrupper eller mötesrum.
En annan fördel är att glasväggar främjar en naturlig ljusspridning i lokalen. Naturligt dagsljus har enligt flera arbetsmiljöstudier positiva effekter på både produktivitet och allmänt välbefinnande. Mer ljus kan leda till minskad trötthet samt förbättrad kognitiv prestationsförmåga. Glas bidrar dessutom till en modern och estetiskt tilltalande miljö, vilken kan stärka företagsprofilen och göra arbetsplatsen mer attraktiv i rekryteringssammanhang. Enligt branschexperter är även underhållet relativt enkelt, då glasväggar är lätta att rengöra och ofta har lång livslängd.
Kan man förlita sig på att glaset är säkert om det splittras?
Säkerheten är en vanlig fråga när det gäller glasväggar, för det är ju allteftersom glas vi pratar om. I dag är det dock standard att använda härdat eller laminerat glas för att minimera skaderisken. Härdat glas genomgår en värmebehandling som ökar dess hållfasthet avsevärt jämfört med vanligt glas. Vid eventuell splittring granuleras glaset i små, trubbiga bitar, vilket avsevärt reducerar risken för allvarliga skärskador. Laminerat glas är sammanfogat med en eller flera mellanliggande folier, så att det vid krossning hålls samman av folien. Det vanligaste är att man följer olika europeiska standarder (till exempel EN 12600) för att försäkra sig om att produkten uppfyller relevanta säkerhetskrav.
Genom att följa branschens rekommendationer och montera glasväggar enligt gällande byggregler, kan man förlita sig på att de är en säker och långsiktig lösning. De risker som återstår – att någon springer in i rutan eller att glaset skadas vid en olycka – hanteras med härdat respektive laminerat glas av rätt tjocklek och typ.
Kostnaden för att montera upp glasväggar
Priset för att installera glasväggar varierar beroende på flera faktorer: tjocklek, kvalitet, typ av glas (härdat eller laminerat), val av beslag, skensystem, ljudklassning och omfattningen av de ytor som ska förses med glas. Generellt ligger kostnaden ofta något högre än för traditionella väggar i gips eller trä, främst eftersom glaset behöver specialhanteras både under tillverkning och montering.
Samtidigt kan man argumentera för att den något högre initiala kostnaden kan uppvägas av de långsiktiga fördelarna. Glasväggar ger en tidlös känsla, de kräver minimal målning eller tapetsering och är enkla att hålla rena. För verksamheter med ständig om- och tillbyggnad kan glasväggar dessutom vara enklare att flytta eller justera vid framtida förändringar. Ekonomiskt sett bör man också väga in de mjuka värdena, som ökad trivsel, potentiellt lägre sjukfrånvaro och ökad produktivitet.
Är du i behov av att montera upp glasväggar eller andra typer av hantverkartjänster? Spana in vår artikel om ”polska arbetare” och deras specialkompetenser inom just bygg, snickeri och hantverk.
När började man anpassa kontor utefter de anställdas välmående och hälsa?
Företeelsen att faktiskt ta hänsyn till de anställdas välbefinnande vid utformningen av arbetsplatser fick sitt genombrott runt mitten av 1900-talet, när modern arbetsmiljöforskning växte fram. Tidigare var kontor oftast stela och standardiserade, influerade av den tidiga industriella revolutionens effektivitetsideal där människan snarare anpassades till maskinerna än tvärtom. Under 1950- och 1960-talen började man inom forskningen prata mer om psykosocial arbetsmiljö, och nya rön visade hur viktigt det är för produktivitet och mental hälsa att ha en stimulerande och behaglig arbetsmiljö.
I Sverige har utvecklingen förstärkts genom en rad arbetsmiljöreformer, inte minst genom Arbetsmiljölagen (1977:1160) som betonar vikten av att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Under 1980- och 1990-talen ökade även medvetenheten om ergonomi, vilket i sin tur påverkade kontorsdesign. Sedan dess har allt fler verksamheter insett fördelarna med att utforma kontor med hänsyn till social interaktion, belysning, ljudmiljö och andra faktorer som påverkar medarbetarnas välbefinnande.
Generella fördelar med att erbjuda attraktiva kontorslandskap
Att satsa på en välplanerad kontorsanpassning för med sig flera positiva effekter för både arbetsgivare och anställda. Medarbetare kan bli mer produktiva, göra färre fel och ha lägre sjukfrånvaro när den fysiska och psykosociala arbetsmiljön är god. Närheten mellan kollegor i öppna landskap, eller i halvöppna ytor där glasväggar skapar rumslig men inte visuell separation, kan underlätta spontana möten och öka kreativiteten. På samma sätt kan man erbjuda tysta zoner eller telefonbås för att möjliggöra enskilt arbete när koncentration är viktig.
Företagets image och varumärke kan också stärkas. En modern och funktionell kontorsmiljö kan vara avgörande för att locka och behålla kompetent personal, särskilt i de branscher där konkurrensen om arbetskraften är hård. Utöver detta växer kraven på hållbarhet och miljömedvetenhet, något man också kan tillgodose genom energibesparande belysning, återvunnet material i byggprocessen och optimerad ventilation som minskar koldioxidavtrycket.
Att planera för ett riktigt bra kontorslandskap handlar ytterst om att investera i människorna som verkar där. Den ökade trivseln och effektiviteten ökar i sin tur företagets konkurrenskraft och bidrar till en långsiktigt hållbar verksamhet. Seriösa källor, såsom forskningsrapporter från exempelvis Arbetsmiljöverket och olika branschorganisationer, pekar konsekvent på att en genomtänkt kontorsanpassning är en av de viktigaste faktorerna för att skapa en positiv arbetsmiljö och därigenom nå goda resultat.
För den som funderar på att installera glasväggar eller på andra sätt anpassa sin lokal, är det viktigt att ta ett helhetsgrepp. Se till att byggnationen följer gällande lagar och rekommendationer, att eventuella akustiska problem åtgärdas och att de valda materialens kvalitet är långsiktigt hållbar. Varje arbetsplats är unik, och en anpassning bör därför alltid skräddarsys för att uppnå bästa möjliga resultat.
Vi summerar – kontorsanpassning och vad det är bra för
Sammanfattningsvis innebär kontorsanpassning att man, utifrån gällande lagar, regler och rekommendationer, bygger eller renoverar kontorslokaler för att förbättra arbetsmiljö, trivsel och effektivitet. Glasväggar utgör ofta en central del av en modern anpassning tack vare sina unika egenskaper, inte minst vad gäller ljusinsläpp, transparens och estetik. Genom att välja rätt typ av glas och monteringsteknik kan man tillgodose både säkerhet, funktionalitet och design. Kombinerar man därtill ett fokus på akustik, luftkvalitet, ergonomi och psykosociala faktorer, skapas en hållbar arbetsmiljö där både företaget och de anställda kan blomstra.