I Sverige gäller sedan flera år tillbaka tydliga lagkrav på att företag inom byggsektorn ska föra en personalliggare som säkerställer fullständig närvarokontroll på arbetsplatsen, även om vissa undantag finns för mycket små projekt. Men även vid mindre bygg- och renoveringsarbeten, om det finns flera yrkesgrupper eller andra omständigheter som gör att närvarokontrollen är väsentlig, förväntas man följa riktlinjerna. Detta krav härrör ur både skattemässiga och arbetsmiljömässiga intressen, och hanteras till stor del av myndigheter som har i uppdrag att bedriva tillsyn och säkerställa att alla aktörer följer gällande regelverk.
Att närvarokontroll, ofta förknippat med begreppet personalliggare, blivit ett alltmer centralt inslag i byggbranschen kan i stor utsträckning förklaras av behovet av transparens och regelefterlevnad. En korrekt förd personalliggare är nämligen inte bara en formell handling, utan även ett konkret verktyg för att höja arbetsmiljöns kvalitet och minska risken för svartarbete och social dumpning. I den här artikeln belyser vi vad närvarokontroll innebär i allmänhet, varför den införts som ett krav, hur den praktiskt ska bedrivas och vilka påföljder som hotar den som väljer att bortse från dessa regler.
Vi tar det från början: Vad är närvarokontroll?
Närvarokontroll är i sin mest grundläggande form en metod för att dokumentera vilka personer som befinner sig på en arbetsplats under en given tidsperiod. Det kan röra sig om traditionell “stämpling” med papper och penna, listor uppsatta på en anslagstavla eller, mer modernt, digitala system där medarbetare “loggar in” och “loggar ut” via mobiltelefon, surfplatta eller särskilda ID06-kortläsare. Rent tekniskt kan man säga att närvarokontroll är ett administrativt system som möjliggör spårbarhet och verifikation av arbetskraftens omfattning, sammansättning och tidspent på plats. Ur ett akademiskt perspektiv är det ett kontrollinstrument som dels ska uppfylla arbetsmarknadsregler, dels underlätta effektiv resursplanering och samordning av projekt.
Genom närvarokontroll uppnår man även förbättrade möjligheter att följa upp arbetet utifrån miljö- och säkerhetsperspektiv. Skulle en olycka ske kan en aktuell närvarolista exempelvis snabbt visa vilka personer som befinner sig på en viss del av arbetsplatsen. Ur myndigheternas synvinkel underlättar också en korrekt dokumentation skattetillsyn och minskar risken för skatteundandragande, vilket är en viktig del av motiveringen till varför just Skatteverket i många fall är den instans som bedriver aktiv tillsyn av systemet.
Hos Göthes Industribeslag finner du alltifrån passersystem till dörrautomatiker, vilket i många fall är viktiga verktyg till att få närvarokontroll på plats.
I vilket syfte detta finns till för
Syftet med närvarokontroll är som sagt mångfacetterat. Främst handlar det om att säkerställa att alla som vistas på en byggarbetsplats kan identifieras, och att de som utför arbete betalar skatt och arbetar under korrekta anställningsformer. Närvarokontroll kan därför beskrivas som ett led i det större arbetet att motverka skattefusk och osund konkurrens. Utöver detta bidrar kravet på personalliggare till bättre arbetsmiljö genom att man får en tydlig översikt av hur många och vilka personer som befinner sig inom arbetsområdet. I händelse av akuta situationer, till exempel brand eller andra olyckor, kan en uppdaterad lista av de närvarande vara skillnaden mellan en effektiv och en potentiellt fördröjd räddningsinsats. Här kan du läsa mer om arbetssäkerhet.
Inom modern bygg- och anläggningssektor är stora projekt ofta komplexa, med flera underentreprenörer, inhyrd personal och ett stort flöde av varor och maskiner. Att införa närvarokontroll kan ge en form av “logistik- och projektledningshjälp” eftersom det blir tydligt vem som gjort vad, när och i vilken omfattning. Detta kan i sin tur förbättra planeringen och optimera arbetsflöden, eftersom projektledningen snabbt kan identifiera eventuella flaskhalsar eller brist på specifika kompetenser under projektets gång.
Är det krav på personalliggare på byggarbetsplatser?
Ja, närvarokontroll inom byggbranschen är starkt förknippat med det lagstadgade kravet på att föra personalliggare. Det innebär att den som är verksamhetsansvarig, som byggherre eller huvudentreprenör, ska se till att alla som är verksamma på byggarbetsplatsen är införda i en förteckning. I Sverige stadgas detta i bland annat Skatteförfarandelagen (2011:1244), där Skatteverket fått i uppgift att sköta tillsynen. I korthet är alla företag eller individer som bedriver verksamhet inom bygg och anläggning, och som gör detta yrkesmässigt, skyldiga att följa dessa regler.
Krävs de till alla byggarbetsplatser eller en viss storlek och anställda?
Det generella utgångsläget är att det krävs en personalliggare för i princip alla byggarbetsplatser där det bedrivs byggverksamhet, även om det finns vissa undantag. Undantagen kan gälla om byggverksamheten utförs i liten omfattning eller helt av privatpersoner. För mer omfattande projekt, oavsett om det är en nybyggnation av ett större kontorskomplex eller en anläggning inom industri- och tillverkningssektorn, är personalliggaren obligatorisk. Den klara huvudregeln är därför att så fort det finns ett organiserat arbete på en byggarbetsplats där flera personer från olika företag är inblandade, ska man föra en gemensam personalliggare.
Digital närvarokontroll respektive papper och penna
Skatteverket ställer inget absolut krav på digitala lösningar i samtliga situationer, men i praktiken är det oftast både enklare och säkrare att ha ett digitalt system. Papper och penna är fortfarande en godkänd metod, så länge den löpande uppdateras och förvaras på ett sådant sätt att den vid behov kan visas upp. I regel är dock ett manuellt system betydligt mer sårbart för felaktigheter eller oavsiktlig informationsförlust, jämfört med ett digitalt system där varje in- och utpassering loggas automatiskt.
Många företag väljer i dag att investera i ID06-baserade lösningar, vilket innebär att personalen “blippar” sitt ID06-kort för att registrera närvaro. Detta underlättar inte bara regelefterlevnad, utan kan även automatisera rapporter till Skatteverket. I takt med att byggprojekt blir större och mer tekniskt avancerade är dessa digitala lösningar på god väg att bli branschstandard.
Här placeras personalliggaren
En personalliggare, oavsett om den är digital eller fysisk, ska finnas lätt tillgänglig på byggarbetsplatsen under arbetets gång. Rent praktiskt innebär det att om man använder papper och penna, bör personalliggaren förvaras i ett utrymme eller en bod där anställda, underentreprenörer och eventuella myndighetspersoner kan få enkel tillgång för både inregistrering och granskning. Med ett digitalt system är det ofta en “incheckningsstation” vid entrén, exempelvis i en container eller vid en grind, som är kopplad till en server eller en molntjänst.
Placeringen ska vara sådan att det inte uppstår några tveksamheter kring vem som har anlänt eller lämnat byggarbetsplatsen. I många fall kombineras detta med passergrindar eller andra fysiska hinder som gör att man måste “logga in” för att komma in i arbetsområdet. Detta gör inte bara närvarokontrollen mer tillförlitlig, utan ger också en ökad säkerhet mot obehöriga.
Vilken myndighet har beslutat detta och hanterar tillsynen?
Det är som ovan nämnt Skatteverket som har fått i uppdrag av regeringen och riksdagen att utöva tillsyn över personalliggarna inom byggsektorn. Reglerna trädde i kraft för flera år sedan som en åtgärd mot skattefusk, och lagen ger Skatteverket befogenhet att göra oanmälda kontroller. Utöver detta har även Arbetsmiljöverket ett övergripande ansvar för arbetsmiljöfrågor, vilket kan innebära att de har intresse av närvarokontroll ur säkerhets- och hälsoperspektiv. Själva grunden i lagstiftningen finns i Skatteförfarandelagen, som i sin tur kompletteras av föreskrifter och praktiska tillämpningar genom Skatteverkets riktlinjer.
Det här händer om personalliggare saknas
Om en byggarbetsplats saknar korrekt förd personalliggare, eller om den är bristfälligt uppdaterad, kan Skatteverket utfärda en kontrollavgift. Denna avgift kan bli kännbar och utgörs ofta av ett schablonbelopp per person som saknas eller inte är korrekt registrerad. Vid allvarliga eller upprepade överträdelser kan straffet bli ännu högre och i förlängningen leda till att verksamheten stoppas tillfälligt. I vissa fall kan allvarliga brister även innebära brott mot skatte- och bokföringsregler, vilket kan ge kännbara ekonomiska och juridiska konsekvenser.
Syftet med dessa sanktioner är att uppmuntra till regelefterlevnad. Byggsektorn är en viktig motor i samhällsekonomin, och det är av yttersta vikt att aktörer i branschen verkar under likvärdiga villkor. Närvarokontroll och personalliggare är därför ett effektivt sätt att säkerställa att alla betalar rätt skatt, att arbetsmiljön förblir trygg, och att ingen oseriös aktör kan konkurrera ut seriösa företag genom att spara in på skatter eller andra lagstadgade avgifter.
Vår slutsats kring närvarokontroll
Närvarokontroll har alltså en nyckelroll i byggbranschen, inte bara för att uppfylla skattemässiga krav utan också för att säkra arbetsmiljö, underlätta koordinering och förhindra skadlig konkurrens. Det är ett obligatoriskt inslag inom de flesta byggprojekt, där Skatteverket står för tillsyn och har makten att utdöma avgifter och andra sanktioner vid överträdelser. För företag i bygg- och anläggningssektorn, eller för den som är beställare av större byggprojekt, är det därför viktigt att känna till regelverket i detalj och se till att rutinerna för närvarokontroll hanteras på rätt sätt redan från start. Genom att ta närvarokontrollen på allvar kan man inte bara undvika onödiga böter, utan även skapa en säkrare arbetsplats och ett mer effektivt samarbete mellan olika aktörer. På så vis förblir branschen långsiktigt hållbar och utvecklas i en riktning som gynnar både arbetsgivare, arbetstagare och samhället i stort.